Quản lý hiệu quả chi phí vận hành không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận mà còn phản ánh năng lực quản trị và tạo nền móng cho sự phát triển lâu dài. Vậy thực chất chi phí vận hành là gì? Gồm những hạng mục nào và cách tính như thế nào? Bài viết từ Việt Long VID mang đến 5 cách đơn giản nhưng hiệu quả để doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, cùng khám phá ngay nhé!
Chi phí vận hành doanh nghiệp là gì?
Chi phí vận hành (Overhead Cost), còn được biết đến với những tên gọi khác như “chi phí chung”, “chi phí ẩn” hay “chi phí gián tiếp”, là các khoản chi gắn liền với hoạt động thường nhật của doanh nghiệp hoặc cửa hàng. Điểm đáng chú ý là loại chi phí này là không bao gồm tiền lương nhân viên hay chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Trong thực tế, chi phí vận hành phát sinh liên tục trong quá trình hoạt động kinh doanh, tiêu biểu như chi phí quản lý tổng thể, chi phí cho nghiên cứu – phát triển sản phẩm, cũng như giá vốn hàng bán.
Chi phí vận hành bao gồm những những khoản nào?
Chi phí vận hành được hiểu là toàn bộ khoản chi cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động thường xuyên. Các khoản này bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi, cụ thể:
Chi phí vận hành cố định
Chi phí vận hành cố định là những khoản chi tiêu ổn định, không phụ thuộc vào mức sản xuất hay quy mô kinh doanh. Các khoản này bao gồm:
-
Tiền thuê mặt bằng: Khoản chi cho việc thuê văn phòng, cửa hàng hoặc nhà xưởng.
-
Lương nhân viên cố định: Các chi phí trả cho đội ngũ lao động thường xuyên để duy trì hoạt động, gồm lương cơ bản, phụ cấp, trợ cấp cũng như các khoản liên quan như thưởng, hỗ trợ ăn uống, xăng xe, phí gửi xe,…
-
Khấu hao tài sản cố định: Toàn bộ chi phí liên quan đến việc bảo dưỡng, duy trì và khấu hao tài sản cố định trong suốt quá trình vận hành.
-
Chi phí bảo trì định kỳ: Các khoản chi để bảo trì, sửa chữa định kỳ máy móc, hạ tầng CNTT hoặc cơ sở vật chất của doanh nghiệp.
-
Chi phí quản lý: Bao gồm chi cho công tác quản lý và vận hành doanh nghiệp, như chi phí văn phòng, điện thoại, internet, phần mềm quản lý,…
-
Bảo hiểm: Các khoản bảo hiểm cho tài sản, máy móc, cùng với bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội dành cho nhân viên.
-
Thuế và phí cố định: Các nghĩa vụ tài chính bắt buộc như thuế tài sản, phí duy trì giấy phép kinh doanh.
Chi phí vận hành biến đổi
Chi phí vận hành biến đổi là những khoản chi có sự thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Khi khối lượng sản xuất hoặc doanh số bán hàng tăng, những chi phí này cũng sẽ gia tăng theo.
-
Chi phí nguyên vật liệu: Bao gồm toàn bộ giá trị của các loại vật liệu, nguyên liệu, công cụ và phụ tùng cần thiết trong quá trình sản xuất. Khoản chi này bao hàm cả nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ để tạo ra sản phẩm hoặc hàng hóa.
-
Chi phí vận chuyển: Phát sinh từ hoạt động giao hàng, vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào hoặc phân phối sản phẩm đến tay khách hàng.
-
Chi phí tiện ích: Là tổng số tiền phải chi trả cho điện, nước, gas… sử dụng trong sản xuất, phụ thuộc trực tiếp vào mức độ tiêu thụ.
-
Chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm: Đây là khoản đầu tư cho hoạt động R&D, nhằm tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới hoặc nâng cấp, cải tiến những sản phẩm hiện hữu.
-
Chi phí chăm sóc khách hàng: Liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng như bảo hành, sửa chữa, hỗ trợ kỹ thuật và các hoạt động chăm sóc khách hàng khác.
-
Chi phí hợp đồng và dịch vụ thuê ngoài: Bao gồm khoản chi cho việc sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba như tư vấn, luật sư, kiểm toán và các dịch vụ chuyên môn khác.
Vai trò của chi phí vận hành
Trong hoạt động của một doanh nghiệp, chi phí vận hành giữ vai trò then chốt. Muốn đạt hiệu quả và duy trì sức cạnh tranh, doanh nghiệp buộc phải kiểm soát và tối ưu khoản chi này để gia tăng lợi nhuận. Cụ thể, chi phí vận hành mang lại những ý nghĩa sau:
-
Duy trì sự vận hành liên tục của tổ chức: Đây là nguồn tài chính thiết yếu để bảo đảm các hoạt động hằng ngày như sản xuất, kinh doanh, bán hàng và cung ứng dịch vụ không bị gián đoạn.
-
Ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ: Chi phí vận hành càng được tối ưu, giá thành sản phẩm/dịch vụ càng có lợi thế, giúp doanh nghiệp đưa ra mức giá cạnh tranh và dễ dàng thu hút khách hàng.
-
Gia tăng lợi nhuận nhờ quản trị hiệu quả: Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí vận hành, phát hiện được các khoản chi kém hiệu quả, loại bỏ chi phí thừa, biên lợi nhuận sẽ được cải thiện đáng kể.
-
Cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh và tài chính: Các báo cáo chi phí vận hành chính là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp dự trù ngân sách theo từng tháng hoặc quý một cách chính xác.
Cách xác định chi phí vận hành của doanh nghiệp
Chi phí vận hành được tính bằng cách cộng dồn tất cả các khoản chi phí cần thiết để doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động thường nhật, bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Công thức áp dụng như sau:
Chi phí vận hành = Chi phí cố định + Chi phí biến đổi
Ví dụ: Một công ty sản xuất trong một tháng có các khoản chi như sau:
-
Tiền thuê nhà xưởng: 50 triệu VNĐ
-
Lương và phúc lợi nhân sự: 100 triệu VNĐ
-
Nguyên vật liệu sản xuất: 70 triệu VNĐ
-
Điện nước và tiện ích: 10 triệu VNĐ
Chi phí vận hành hàng tháng của công ty này sẽ là: 50 + 100 + 70 + 10 = 230 triệu VNĐ/tháng.
Giải pháp tối ưu chi phí vận hành hiệu quả trong doanh nghiệp
Để giảm bớt gánh nặng chi phí vận hành, các doanh nghiệp có thể triển khai một số biện pháp tối ưu như sau:
Tối ưu chi phí nhân sự
Trong quản lý nhân sự, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình tuyển dụng khoa học nhằm lựa chọn những ứng viên phù hợp với định hướng và văn hóa công ty. Bên cạnh đó, việc nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ lao động có thể thực hiện thông qua các chương trình đào tạo nội bộ kết hợp với hợp tác từ các tổ chức đào tạo bên ngoài.
Tối ưu chi phí sản xuất
Việc kiểm soát và giảm thiểu chi phí vận hành trong khâu sản xuất được xem là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, gia tăng lợi nhuận cũng như củng cố lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Một số giải pháp phổ biến để giảm chi phí sản xuất gồm có:
- Chủ động đa dạng hóa nguồn cung nguyên vật liệu, tìm kiếm các nhà cung cấp có mức giá cạnh tranh, đồng thời thương lượng để đạt được điều khoản hợp lý.
- Ứng dụng công nghệ và máy móc hiện đại vào quy trình, đẩy mạnh tự động hóa, tối ưu hóa thời gian sản xuất, tinh gọn các bước nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.
- Thiết lập hệ thống quản lý kho bãi khoa học, hạn chế thất thoát và kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Loại bỏ chi phí vận hành dư thừa
Việc cắt giảm những khoản chi phí vận hành không cần thiết là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp gia tăng năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa hoạt động.
Để triển khai, doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình kiểm tra, đánh giá toàn diện các khoản chi phí vận hành hiện có. Từ đó, phân loại rõ đâu là chi phí bắt buộc, thiết yếu và đâu là những chi phí có thể loại bỏ mà không ảnh hưởng đến sự ổn định cũng như định hướng phát triển lâu dài.
Một số hạng mục chi phí có thể cân nhắc giảm thiểu gồm:
-
Các dịch vụ phát sinh không mang lại giá trị thiết thực.
-
Nguyên vật liệu dư thừa, không tác động đến tiến trình sản xuất.
-
Khoản chi cho nhân sự hoạt động kém hiệu quả,…
Ứng dụng công nghệ
Doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí vận hành nhờ áp dụng công nghệ như hệ thống văn phòng điện tử, phần mềm quản lý bán hàng, nhân sự, công việc hay thanh toán trực tuyến. Thay vì tốn nhiều nhân lực và thời gian theo cách truyền thống, mọi quy trình đều được tự động hóa, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Ví dụ, chấm công bằng phần mềm thay cho giấy bút giúp quản lý nhân sự nhanh chóng và hiệu quả.
Áp dụng nguyên lý Pareto
Chi phí vận hành có thể tối ưu bằng nguyên lý Pareto (80/20). Thực tế, 80% lợi nhuận doanh nghiệp đến từ 20% khách hàng trung thành, trong khi nhiều doanh nghiệp lại tốn nhiều chi phí để tìm 80% khách hàng mới nhưng chỉ mang lại 20% lợi nhuận. Do đó, nên tận dụng mối quan hệ với khách hàng cũ để phát triển khách hàng mới, thay vì dồn chi phí cho quảng cáo và PR.
Đảm bảo an toàn lao động giúp tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Việc duy trì an toàn lao động không chỉ bảo vệ nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí vận hành một cách đáng kể. Khi xảy ra sự cố hoặc tai nạn tại nơi làm việc, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu nhiều khoản chi phí cả trực tiếp lẫn gián tiếp, bao gồm:
-
Chi phí đóng góp một phần cho bảo hiểm.
-
Sự sụt giảm năng suất lao động.
-
Chi phí điều trị y tế và thuốc men.
-
Chi phí thuê nhân công thay thế.
-
Tinh thần và động lực làm việc của nhân viên bị ảnh hưởng.
-
Mất uy tín thương hiệu, dẫn tới phải chi tiền cho các hoạt động quan hệ công chúng.
-
Các khoản phạt hoặc án phí từ cơ quan chức năng trong những trường hợp nghiêm trọng.
Như vậy, việc đảm bảo an toàn lao động là một giải pháp quan trọng để quản lý và tối ưu chi phí vận hành, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và bền vững hơn.
Giảm chi phí văn phòng
Các khoản chi văn phòng như giấy, mực in, vật tư hay dịch vụ bưu chính tưởng nhỏ nhưng thực tế lại tốn kém. Giảm thiểu chi phí này và chuyển sang lưu trữ, nộp báo cáo trực tuyến là cách hiệu quả để tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
Thực hiện đánh giá và rà soát hiệu quả vận hành
Đây là thời điểm thích hợp để kiểm tra toàn bộ quy trình làm việc và các thủ tục hiện tại, nhằm loại bỏ những công việc dư thừa hoặc không cần thiết. Với vai trò là nhà quản lý, bạn có thể đặt ra các câu hỏi để xác định vấn đề, chẳng hạn:
-
Có phải các nhiệm vụ trùng lặp đang khiến nhân viên phải tiêu tốn quá nhiều công sức hay không?
-
Liệu việc lưu trữ tài liệu ở dạng điện tử thay vì in ấn có giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn không?
-
Có những quy trình nào không thực sự cần thiết nhưng vẫn chiếm thời gian của nhân viên không?
-
Có cách nào để hoàn thành công việc nhanh hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả?
Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá một cách cẩn thận tất cả các phương án khả thi nhằm tối ưu hóa thời gian và chi phí vận hành một cách hiệu quả nhất.
Tăng cường các nguồn thu nhập đa dạng
Thay vì chỉ dựa vào một sản phẩm, dịch vụ hay thị trường duy nhất, doanh nghiệp nên xem xét việc mở rộng danh mục sản phẩm, khai thác thêm thị trường mới, từ đó tạo ra nhiều dòng doanh thu khác nhau, giúp tăng khả năng sinh lời và giảm rủi ro tài chính liên quan đến chi phí vận hành.
Việc hiểu và quản lý tốt chi phí vận hành sẽ giúp doanh nghiệp vừa tối đa hóa lợi nhuận vừa nâng cao khả năng cạnh tranh. Doanh nghiệp có thể giảm bớt các chi phí không cần thiết, cải tiến quy trình làm việc và tận dụng công nghệ để vận hành hiệu quả mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Nếu bạn cần hỗ trợ về chi phí vận hành để cải thiện lợi nhuận, Việt Long VID luôn đồng hành và cung cấp giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp.
- Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
- Hotline: 0911882040
- Email: vietlongvid@gmail.com
