Điều Kiện Thành Lập Văn Phòng Công Chứng Theo Quy Định Mới Nhất

Công chứng là hoạt động do công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nhằm xác nhận tính hợp pháp, xác thực của các hợp đồng và giao dịch dân sự khác. Đồng thời, công chứng còn đảm bảo tính chính xác, hợp pháp đối với bản dịch các loại giấy tờ, trong những trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng hoặc cá nhân, tổ chức có nhu cầu. Vậy điều kiện thành lập văn phòng công chứng được quy định như thế nào theo pháp luật hiện hành? Bài viết dưới đây, Việt Long VID sẽ cung cấp những thông tin cập nhật mới nhất để bạn đọc tham khảo.

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng bao gồm những gì?

Căn cứ theo Điều 23 của Luật Công chứng năm 2024, việc tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng phải tuân thủ đúng theo các quy định trong Luật này cũng như các văn bản pháp luật có liên quan khác. Những quy định pháp lý này đóng vai trò nền tảng để xác định điều kiện thành lập văn phòng công chứng trong thực tế.

Về loại hình công ty

• Công ty hợp danh
  • Bắt buộc phải có ít nhất hai công chứng viên là thành viên hợp danh ( hình thức này không cho phép có thành viên góp vốn )
  • Tất cả các công chứng viên là thành viên hợp danh đều có quyền bình đẳng trong việc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động của Văn phòng công chứng.
  • Người đảm nhiệm vai trò Trưởng Văn phòng công chứng bắt buộc phải là một trong các thành viên hợp danh và có thời gian hành nghề công chứng tối thiểu là 2 năm.
  • Doanh nghiệp tư nhân:
    
    Tại các khu vực hành chính cấp huyện có mật độ dân cư thấp, điều kiện hạ tầng còn hạn chế hoặc chưa thuận lợi cho việc triển khai mô hình công ty hợp danh, Văn phòng công chứng có thể được tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
  • Chủ doanh nghiệp tư nhân đồng thời là Trưởng Văn phòng công chứng và người này cũng phải là công chứng viên có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề.

Lưu ý: Danh mục các đơn vị hành chính cấp huyện đủ điều kiện thành lập Văn phòng công chứng theo hình thức doanh nghiệp tư nhân cũng như quy định về chuyển đổi loại hình tổ chức Văn phòng công chứng tại những địa bàn này sẽ do Chính phủ quy định cụ thể.

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng đối với thành viên sáng lập

Theo quy định hiện hành, chỉ những cá nhân đã được cấp thẻ công chứng viên mới có quyền đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân. Trong đó, công chứng viên hợp danh sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm về tài chính và nghĩa vụ liên quan bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với hoạt động của văn phòng.

Cụ thể, công chứng viên muốn thành lập văn phòng công chứng cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện như sau:

• Là công dân Việt Nam và có hộ khẩu thường trú trong nước

• Có phẩm chất đạo đức tốt, không có tiền án, tiền sự, có lối sống tuân thủ pháp luật

• Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành luật (cử nhân luật)

• Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại cơ quan, tổ chức có liên quan kể từ khi có bằng cử nhân luật

• Đã hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng hoặc khóa bồi dưỡng nghề công chứng theo quy định

• Đạt kết quả đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra tập sự hành nghề công chứng

• Có giấy chứng nhận đủ sức khỏe để thực hiện nghề công chứng

Yêu cầu về người đại diện pháp luật

Người giữ vai trò đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng cần thỏa mãn các tiêu chí sau đây:

• Là công chứng viên hợp danh và đồng thời là một trong những thành viên hợp danh của văn phòng công chứng

• Giữ chức danh trưởng văn phòng

• Có thời gian tối thiểu 2 năm hành nghề công chứng tính đến thời điểm thành lập văn phòng

Điều kiện về tên gọi văn phòng công chứng

Một trong những điều kiện thành lập văn phòng công chứng là tên gọi phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Tên phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kết hợp cùng họ và tên của trưởng văn phòng hoặc của một công chứng viên hợp danh khác đang làm việc tại văn phòng đó
• Không được sử dụng tên đã tồn tại hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của các văn phòng công chứng hay tổ chức hành nghề công chứng khác đã được cấp phép hoạt động
• Tên gọi cần đảm bảo phù hợp với đạo đức xã hội, không vi phạm thuần phong mỹ tục, truyền thống văn hóa và giá trị lịch sử của người Việt Nam.

Xem thêm: Cách Đặt Tên Công Ty Đúng Quy Định, Dễ Nhớ Và Tăng Nhận Diện

Yêu cầu về địa điểm trụ sở văn phòng

Theo quy định hiện hành, để thành lập văn phòng công chứng, trụ sở phải đảm bảo một số điều kiện cụ thể như sau:

• Trụ sở cần có địa chỉ rõ ràng, đầy đủ thông tin gồm: số nhà, tên đường/phố, ngõ hoặc hẻm (nếu có), tổ dân phố, phường/xã, quận/huyện và tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng.
• Không gian làm việc tại trụ sở cần bảo đảm đủ diện tích tối thiểu theo tiêu chuẩn và định mức sử dụng trụ sở làm việc áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp công lập, nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc cho đội ngũ công chứng viên và nhân viên.
• Văn phòng cần bố trí khu vực tiếp khách đến làm thủ tục công chứng riêng biệt.
• Phải có nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động công chứng.
• Người sáng lập văn phòng công chứng là công chứng viên cần cung cấp được các tài liệu chứng minh quyền sử dụng hoặc sở hữu hợp pháp đối với địa điểm đặt trụ sở. Các giấy tờ này có thể bao gồm: hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê văn phòng hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu sử dụng nhà ở thuộc sở hữu cá nhân làm nơi đặt văn phòng công chứng.

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng về con dấu và tài khoản ngân hàng

Văn phòng phải có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng để phục vụ hoạt động nghề nghiệp. Văn phòng công chứng phải đảm bảo tự chủ tài chính, với nguồn thu chủ yếu đến từ phí công chứng, thù lao dịch vụ công chứng và các khoản thu hợp pháp khác. Sau khi được cấp giấy phép hoạt động, văn phòng công chứng được phép khắc và sử dụng con dấu riêng. Lưu ý rằng con dấu này không được chứa hình quốc huy và phải tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu.

Các trường hợp không đủ điều kiện thành lập văn phòng công chứng

Theo quy định hiện hành về điều kiện thành lập văn phòng công chứng, những công chứng viên rơi vào một trong các trường hợp sau sẽ không được phép đứng tên thành lập hoặc tham gia góp vốn thành lập Văn phòng công chứng mới:

• Đang giữ chức danh viên chức tại Phòng công chứng
• Hiện đang là thành viên hợp danh tại một Văn phòng công chứng khác
• Đang đảm nhiệm vai trò Trưởng Văn phòng tại một đơn vị công chứng hoạt động dưới mô hình doanh nghiệp tư nhân
• Thuộc diện đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và đã kết thúc hoạt động của Văn phòng công chứng, nhưng chưa đủ thời gian tối thiểu 02 năm tính từ ngày chấm dứt

Hồ sơ và quy trình thành lập văn phòng công chứng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin phép thành lập Văn phòng công chứng

– Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị được thành lập Văn phòng công chứng

• Đề án thành lập, trong đó cần trình bày rõ các nội dung sau:

  • Lý do cần thiết thành lập: Trình bày sự cần thiết trong việc thành lập văn phòng công chứng tại địa phương.

    • Hình thức tổ chức hoạt động: Xác định mô hình văn phòng công chứng dự kiến mở.

    • Thông tin về công chứng viên: Cung cấp tên, số hiệu và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, kèm theo số thẻ hành nghề và ngày cấp thẻ.

    • Kế hoạch chuyển đổi nghề nghiệp: Dự kiến kế hoạch ngừng hành nghề đối với các chức danh như luật sư, thừa phát lại, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp hoặc tư vấn pháp luật (nếu có).

    • Tên gọi dự kiến: Nêu rõ tên chính thức và tên giao dịch dự kiến khi thành lập.

    • Dự kiến về đội ngũ nhân sự: Trình bày số lượng nhân sự, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp…

    • Năng lực điều hành và quản trị văn phòng: Đánh giá khả năng quản lý hoạt động văn phòng công chứng.

  • Về cơ sở hạ tầng:

    • Trụ sở dự kiến đặt văn phòng như vị trí, tổng diện tích sử dụng, diện tích lưu trữ hồ sơ, diện tích tiếp đón người dân…

    • Các trang thiết bị, vật chất phục vụ hoạt động chuyên môn.

    • Cam kết đảm bảo các quy định liên quan đến an toàn giao thông và an ninh trật tự.

  • Kế hoạch triển khai hoạt động:

    • Tiến độ thực hiện tổ chức bộ máy, tuyển dụng nhân sự, chuẩn bị cơ sở vật chất.

    • Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ công chứng.

    • Kế hoạch phát triển hoạt động văn phòng.

    • Điều kiện, kế hoạch và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng.

    • Các vấn đề phát sinh khác có liên quan.

  • Ứng dụng công nghệ thông tin: Dự kiến giải pháp áp dụng công nghệ trong hoạt động công chứng

– Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại nơi dự kiến đặt Văn phòng công chứng.

– Thời hạn giải quyết: Trong vòng 20 ngày kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ tiến hành xem xét và ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Trường hợp hồ sơ không được chấp thuận, UBND tỉnh phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối.

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
• Tài liệu chứng minh về địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng, bảo đảm phù hợp với nội dung đã trình bày trong đề án thành lập; hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo hình thức hợp đồng lao động (nếu có).

Thời hạn giải quyết: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng. Trường hợp không chấp thuận, cơ quan này sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Bước 3: Cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng bởi Sở Tư pháp

Ngay sau khi được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng chính thức được quyền thực hiện hoạt động hành nghề công chứng theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.

Bước 4: Công bố thông tin đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trên báo chí

Căn cứ theo Điều 26 của Luật Công chứng năm 2014, trong vòng 30 ngày kể từ khi được cấp Giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng có trách nhiệm đăng tải thông tin trên một trong các báo trung ương hoặc báo địa phương trong ba số báo liên tiếp. Nội dung cần công bố bao gồm:

• Tên đầy đủ và địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng

• Họ và tên của công chứng viên đang hành nghề tại văn phòng, kèm theo số quyết định bổ nhiệm tương ứng

• Số hiệu, ngày cấp, tháng cấp, năm cấp của Giấy đăng ký hoạt động nơi đăng ký và thời điểm bắt đầu chính thức hoạt động của văn phòng

Dịch vụ thành lập văn phòng công chứng tại Bình Dương đảm bảo nhanh chóng và uy tín 

Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, thì Việt Long VID là một sự lựa chọn lý tưởng dành cho bạn. Sở hữu hơn 15 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Việt Long VID đã khẳng định vị thế là người bạn đồng hành đáng tin cậy của hàng nghìn khách hàng.

Không chỉ hỗ trợ thực hiện đầy đủ và nhanh chóng các thủ tục đăng ký kinh doanh, chúng tôi còn cung cấp tư vấn chuyên sâu về các lĩnh vực thiết yếu như thuế, kế toán, giấy phép kinh doanh,… giúp khách hàng có cái nhìn tổng thể về quá trình vận hành doanh nghiệp, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Vì sao nên lựa chọn dịch vụ trọn gói tại Việt Long VID?

• Được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí các vấn đề liên quan đến pháp lý doanh nghiệp.

• Hỗ trợ công chứng giấy tờ không thu thêm bất kỳ khoản phí nào.

• Hồ sơ và giấy phép kinh doanh được giao tận nơi cho doanh nghiệp, không phát sinh chi phí vận chuyển.

• Cung cấp tư vấn chuyên sâu về pháp lý, kế toán và nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động.

Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên viên dày dạn kinh nghiệm, đã đồng hành cùng hàng ngàn khách hàng trong việc cung cấp dịch vụ thành lập hộ kinh doanh và doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp và đáng tin cậy. 

Như vậy, bài viết đã cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến điều kiện thành lập văn phòng công chứng theo quy định hiện hành. Việc mở một văn phòng công chứng hay thành lập doanh nghiệp là một quyết định mang tính pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng thủ tục. Nếu bạn đang có nhu cầu và cần một đơn vị hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ, thủ tục một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ với Việt Long VID để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình thực hiện.

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com