Chi Phí Và Quy Trình Xin Giấy Phép Tổ Chức Sự Kiện 2025

Để một sự kiện diễn ra thành công, ngoài việc chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung và địa điểm, doanh nghiệp hay cá nhân còn cần tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong đó thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện giữ vai trò then chốt với mức chi phí thay đổi tùy theo quy mô, loại hình và địa điểm tổ chức. Trong bài viết này, Việt Long VID sẽ chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về hồ sơ, thủ tục và chi phí xin giấy phép giúp việc tổ chức sự kiện trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn.

Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện chính là căn cứ pháp lý khẳng định hoạt động tổ chức được tiến hành hợp pháp. Trước khi sự kiện diễn ra, đơn vị tổ chức có trách nhiệm nộp hồ sơ xin phép và chờ sự chấp thuận từ cơ quan quản lý có thẩm quyền. Tùy thuộc vào mục đích cũng như quy mô sự kiện, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị những loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Tầm quan trọng của việc xin giấy phép tổ chức sự kiện

Việc sở hữu giấy phép tổ chức sự kiện là bước quan trọng nhằm khẳng định sự kiện được tiến hành một cách hợp pháp theo đúng quy định. Đây cũng là yếu tố bảo đảm an toàn, trật tự và an ninh trong suốt quá trình diễn ra chương trình. Trường hợp đơn vị tổ chức tự ý thực hiện khi chưa được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, sự kiện sẽ đối mặt với nguy cơ bị xử phạt theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, giấy phép còn đóng vai trò như một sự bảo hộ pháp lý cho đơn vị tổ chức. Khi được cấp phép, mọi hành vi gây rối, phá hoại hay vi phạm bản quyền đối với sự kiện đều sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành.

Đơn vị tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Khi lên kế hoạch tổ chức một sự kiện, việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là thủ tục bắt buộc, ngoại trừ những chương trình mang tính chất cá nhân, nội bộ như sinh nhật, đám cưới hay liên hoan. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ xin phép sẽ thay đổi tùy theo tính chất và quy mô của sự kiện.

Cụ thể:

Thủ tướng Chính phủ: Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao có sự tham dự của nguyên thủ, Bộ trưởng hoặc chức vụ tương đương trở lên cũng như các sự kiện liên quan chính trị, an ninh – quốc phòng, nhân quyền, tôn giáo hoặc bí mật quốc gia.
Thủ trưởng cơ quan Nhà nước Trung ương, địa phương: Tiếp nhận hồ sơ của các hội nghị, sự kiện quốc tế do chính cơ quan hoặc địa phương tổ chức, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ.
Cơ quan Trung ương của tổ chức nhân dân: Áp dụng cho sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
Bộ/Sở Thông tin và Truyền thông: Quản lý các sự kiện họp báo, công bố, truyền thông, có sự tham gia của tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ.
Bộ, Ban chỉ huy quân sự, Bộ tư lệnh công binh, Tổng Cục (Cục) An ninh: Tiếp nhận đối với sự kiện có sử dụng vật thể đặc thù như khinh khí cầu, đèn trời, pháo hoa… hoặc sự kiện có sự tham gia của Chính phủ.
Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch, Cục Nghệ thuật Biểu diễn, UBND cấp tỉnh: Áp dụng cho sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khai trương, khánh thành, tiệc thành lập doanh nghiệp…
Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Trường hợp sự kiện có sử dụng tác phẩm âm nhạc đã đăng ký bản quyền.

Với từng loại sự kiện, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ và nộp đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong thực tế, các đơn vị thường xuyên tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện gồm: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Nghệ thuật Biểu diễn; UBND cấp tỉnh.

Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện

Mức chi phí để được cấp giấy phép tổ chức sự kiện có thể thay đổi tùy vào yếu tố địa điểm, loại hình và quy mô chương trình. Nếu tự mình thực hiện thủ tục trực tiếp tại cơ quan chức năng, chi phí thường thấp hơn so với việc ủy quyền cho đơn vị dịch vụ. Tuy nhiên, việc tự tiến hành có thể khiến bạn tốn nhiều thời gian và công sức do thủ tục hành chính khá rườm rà. Ngược lại, khi chọn giải pháp thông qua dịch vụ trung gian, quá trình xin phép sẽ diễn ra nhanh gọn và thuận tiện hơn.

Để bạn dễ hình dung rõ hơn về mức phí, dưới đây là ví dụ cụ thể tại một số khu vực lớn như TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, đây là những địa bàn thường xuyên diễn ra các sự kiện văn hóa, thương mại và giải trí. Tại mỗi khu vực, chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện có sự khác biệt tùy thuộc vào loại địa điểm cũng như yêu cầu quản lý đặc thù.

Khu vực công cộng: Hiện nay, mức phí xin giấy phép tổ chức sự kiện tại khu vực công cộng ở TP.HCM được áp dụng phổ biến là 1.500.000 đồng/lần. Đây là khoản phí thường thấy đối với các sự kiện vừa và lớn, trong đó có cả những sự kiện phải nhận hỗ trợ trực tiếp từ các cơ quan chức năng.
Khu vực cấm hoặc hạn chế: Đối với những sự kiện tổ chức tại các địa điểm bị hạn chế hoặc nằm trong danh mục cấm, chi phí cấp phép thường cao hơn. Các khu vực này có thể là những địa điểm bảo tồn hoặc yêu cầu tiêu chuẩn an ninh nghiêm ngặt, mức phí sẽ được cơ quan chức năng xác định riêng cho từng trường hợp cụ thể.

Hồ sơ chuẩn bị xin giấy phép tổ chức sự kiện

Thực tế, pháp luật hiện hành chưa có một quy định thống nhất áp dụng chung cho toàn bộ hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện. Tùy vào tính chất và loại hình sự kiện mà cơ quan quản lý sẽ yêu cầu những bộ hồ sơ và thủ tục riêng biệt phù hợp. Dưới đây là các quy định về hồ sơ đối với một số loại sự kiện thường gặp để bạn đọc dễ dàng tham khảo:

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị

Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của đơn vị đứng ra tổ chức hội thảo, hội nghị.
Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện được soạn theo biểu mẫu hiện hành.
Bản sao các tài liệu trình bày chi tiết về nội dung sự kiện hoặc phương án, kế hoạch tổ chức hội thảo.
Bản sao giấy tờ liên quan đến địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện.

Hồ sơ xin phép tổ chức họp báo

Đơn xin phép họp báo, trong đó thể hiện rõ mục đích, thời gian, nội dung buổi họp, danh sách người thuyết trình, người chủ trì (ghi đầy đủ họ tên, chức vụ) cùng đối tượng khách mời.
Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan, tổ chức (có công chứng).
Các loại giấy tờ đi kèm liên quan đến mục đích và nội dung họp báo (ví dụ: giấy phép khuyến mãi, biểu diễn…).
Thời gian cấp phép 01 ngày (không tính ngày nghỉ).

Tổ chức trình diễn thời trang

Hồ sơ xin cấp phép bao gồm: đơn đề nghị trình diễn thời trang, danh sách người mẫu tham gia, bản thiết kế hoặc hình ảnh trang phục dự kiến trình diễn.
Trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 5 ngày, phải thực hiện buổi phúc khảo.
Cần có hợp đồng thuê địa điểm tổ chức.
Về thẩm quyền: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ trực tiếp cấp phép trong trường hợp đoàn nghệ thuật thuộc cơ quan trung ương, các đoàn nghệ thuật nước ngoài sang Việt Nam biểu diễn theo hình thức hợp tác giữa Việt Nam và quốc gia đó hoặc nghệ sĩ là người Việt Nam định cư tại nước ngoài về nước biểu diễn. Trong khi đó, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch có trách nhiệm cấp giấy phép trình diễn thời trang, nghệ thuật cho các đoàn nghệ thuật địa phương, hoặc cho nghệ sĩ Việt kiều biểu diễn tại địa phương nhưng không phải dưới danh nghĩa đoàn nghệ thuật.

Tổ chức biểu diễn ca nhạc

Hồ sơ xin phép cần có: đơn đề nghị với thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình kèm theo lịch phúc khảo và thông tin về việc có bán vé hay không.
Bản sao có công chứng của giấy phép kinh doanh.
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức chương trình.
Thời hạn giải quyết hồ sơ là 7 ngày làm việc (không tính ngày nghỉ).

Hồ sơ xin giấy phép triển lãm

Khi thực hiện thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm, cá nhân hoặc đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:

Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm, trong đó ghi rõ thời gian và địa điểm dự kiến diễn ra.
Danh mục tác phẩm, tác giả sẽ tham gia triển lãm đồng thời liệt kê kích thước của từng tác phẩm. Với các tác phẩm có kích thước từ 9 x 12 cm trở lên, hồ sơ phải trình bày cụ thể hơn về chất liệu cũng như kích thước chính xác.
Mẫu giấy mời dùng để gửi khách mời tham dự sự kiện và nội dung chính của chương trình triển lãm.
Bản cam kết bảo đảm không vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến việc tổ chức sự kiện.
Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài xin phép tổ chức triển lãm tại Việt Nam, hồ sơ cần bổ sung các văn bản chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức/cá nhân, kèm theo chương trình sự kiện. Tất cả giấy tờ này phải được dịch sang tiếng Việt và có chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự.

Thời gian xử lý hồ sơ là 10 ngày làm việc (không tính ngày nghỉ). Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan chức năng phải trả lời bằng văn bản cho người nộp hồ sơ.

Quy trình thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người nộp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu đã được quy định trước đó.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Có 3 cách để tiến hành nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện:

Gửi trực tiếp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Nộp hồ sơ thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh.
Gửi trực tuyến qua Cổng Dịch vụ Công.

Lưu ý:

Đối tượng nộp hồ sơ có thể là cơ quan, tổ chức, cá nhân có trụ sở hoặc cư trú tại địa phương.
Trường hợp là chi nhánh, văn phòng đại diện, hay đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương đặt tại địa phương thì hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm sẽ được nộp về Sở.
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, Sở sẽ phải cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm. Nếu từ chối, cơ quan này phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 3: Cơ quan chức năng tiến hành thẩm định hồ sơ

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu phê duyệt nội dung sự kiện, chương trình hoặc xin thêm ý kiến từ các cơ quan ban ngành liên quan.

Bước 4: Nhận kết quả

Đến ngày hẹn, người nộp hồ sơ đến cơ quan quản lý để lấy kết quả giải quyết. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành thông báo bằng văn bản, ghi rõ nguyên nhân từ chối.

Các nội dung bị nghiêm cấm trong tổ chức sự kiện

Căn cứ Điều 3 Nghị định 144/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hoạt động nghệ thuật biểu diễn, khi xin giấy phép tổ chức sự kiện, các chương trình, sự kiện tuyệt đối không được bao gồm các nội dung sau:

Chống phá Nhà nước: Không được có hành vi, phát ngôn hoặc nội dung chống lại Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, cũng như các hành vi trái pháp luật khác.
Xuyên tạc lịch sử, chủ quyền: Cấm mọi hình thức bóp méo sự thật lịch sử, phủ nhận chủ quyền, xâm phạm toàn vẹn lãnh thổ, gây ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, xúc phạm lãnh tụ, anh hùng dân tộc, tín ngưỡng hoặc tôn giáo.
Kích động bạo lực: Không được cổ súy chiến tranh xâm lược, gieo rắc tư tưởng thù hận dân tộc, quốc gia hoặc kêu gọi bạo lực.
Trái thuần phong mỹ tục: Nghiêm cấm sử dụng hình ảnh, âm thanh, ngôn từ, trang phục phản cảm, đi ngược chuẩn mực đạo đức, gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe cộng đồng.

Để thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện được thuận lợi, cần xác định đúng loại hình sự kiện:

Sự kiện quy mô lớn: Những chương trình có số lượng người tham dự đông đảo, đặc biệt có sự hiện diện của người nước ngoài, phải xin phép và được chấp thuận bởi Bộ trưởng hoặc cơ quan tương đương.
Sự kiện trong nước: Nếu sự kiện chỉ có sự tham gia của công dân trong nước, thẩm quyền cấp phép thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc sở chuyên môn có liên quan.
Sự kiện liên tỉnh: Với các sự kiện diễn ra tại nhiều tỉnh/thành phố, hồ sơ xin phép cần được nộp và xét duyệt tại từng địa phương liên quan.

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện đóng vai trò then chốt để bảo đảm sự kiện của bạn vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật, vừa được diễn ra thuận lợi và an toàn. Khi nắm rõ các khoản chi phí xin giấy phép cũng như những yêu cầu cần thiết, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện diễn ra chính xác, hãy để Việt Long VID đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm và đội ngũ chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng và hiệu quả.

Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
Hotline: 0911882040
Email: vietlongvid@gmail.com

Xem thêm