Nhiệm Vụ Và Kỹ Cần Có Đối Với Kế Toán Hàng Tồn Kho Là Gì?

Kế toán hàng tồn kho giữ vai trò then chốt trong hoạt động quản lý và vận hành của các doanh nghiệp sản xuất cũng như thương mại. Trong bài viết này, Việt Long VID sẽ đồng hành cùng bạn làm rõ những nội dung quan trọng về khái niệm kế toán hàng tồn kho và các nhiệm vụ cụ thể mà một kế toán hàng tồn kho chuyên nghiệp phải trang bị. Hãy cùng khám phá chi tiết ngay nhé!

Kế toán hàng tồn kho là gì?

Kế toán hàng tồn kho được hiểu là hoạt động ghi nhận, sắp xếp và kiểm soát toàn bộ tình hình các loại hàng hóa, sản phẩm hoặc vật tư mà doanh nghiệp đang lưu trữ trong kho. Thông qua công tác này, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác số lượng, giá trị cũng như chi phí cấu thành của hàng tồn kho, từ đó phục vụ cho việc quản lý, sản xuất và kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Vai trò của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Trong cơ cấu vận hành của doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho giữ vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh và công tác quản trị. Theo đó, vị trí này đảm nhiệm các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

Theo dõi và cập nhật kịp thời số lượng hàng tồn kho hiện có, đồng thời kiểm soát toàn bộ quá trình nhập – xuất và các biến động của hàng hóa.
Thực hiện kiểm tra định kỳ các thủ tục nhập – xuất hàng hóa, tổ chức kiểm kê và đánh giá lại hàng tồn kho cũng như trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định hiện hành.
Lập và cung cấp báo cáo đầy đủ, kịp thời về tình hình tồn kho, hỗ trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, hiệu quả.

Các đầu việc trọng tâm của kế toán hàng tồn kho

Tùy theo quy mô cũng như đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp, phạm vi công việc của kế toán hàng tồn kho có thể có sự điều chỉnh nhất định. Tuy vậy, nhìn chung vị trí này vẫn đảm nhiệm những đầu việc cốt lõi nhằm kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục, ổn định và hiệu quả.

Công việc hằng ngày

Theo dõi tình hình xuất – nhập hàng hóa tại kho, cập nhật số lượng và phân loại từng nhóm hàng.
Tổng hợp số liệu tồn kho và đề xuất phương án dự trữ hàng hóa hợp lý, hạn chế tối đa nguy cơ thiếu hàng.
Kiểm kê định kỳ, đồng thời bàn giao đầy đủ sổ sách, hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa cho bộ phận kế toán.
Rà soát tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn, chứng từ kế toán trước khi tiến hành nhập kho hoặc xuất kho.
Nhập liệu và lưu trữ thông tin, số liệu từ hóa đơn – chứng từ lên hệ thống.
Lập biên bản xác minh kịp thời trong trường hợp phát sinh công nợ liên quan đến hàng tồn kho.
Phối hợp tổ chức, sắp xếp kho hàng khoa học, thuận tiện cho việc quản lý và kiểm soát.
Đề xuất các giải pháp quản lý kho nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp chênh lệch giữa sổ sách kế toán và số lượng hàng hóa thực tế trong kho.

Công việc hàng tháng

Tổng hợp số liệu xuất – nhập hàng hóa, lập báo cáo giúp bộ phận quản lý nắm rõ tình hình tồn kho hiện tại.
Hạch toán và đối chiếu toàn bộ hóa đơn, chứng từ phát sinh trong tháng, đảm bảo số liệu và chi phí được ghi nhận chính xác.
Ghi chép sổ sách kế toán, xử lý và xác nhận chứng từ theo đúng quy định, phục vụ công tác báo cáo và quản lý nội bộ.

> Xem chi tiết: Hàng Tồn Kho Là Gì? Cách Hạch Toán Hàng Tồn Kho Chính Xác

Một số lưu ý quan trọng đối với kế toán hàng tồn kho

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, kế toán hàng tồn kho cần đặc biệt chú trọng một số nguyên tắc quan trọng sau để đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ đúng quy định:

Chỉ thực hiện ghi nhận khi đã có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Trường hợp mua hàng hóa với số lượng lớn bắt buộc phải kèm theo hợp đồng mua bán và hóa đơn đúng quy định pháp luật.

Đối chiếu thường xuyên giữa bộ phận kế toán và thủ kho nhằm hạn chế tình trạng sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, đồng thời xử lý kịp thời nếu phát sinh chênh lệch.

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phải được lập đúng thời điểm, đảm bảo ghi đầy đủ thông tin và có chữ ký của các cá nhân liên quan.

Khi xuất vật tư cho hoạt động sản xuất, cần theo dõi song song cả số lượng lẫn giá trị để kiểm soát chi phí hiệu quả.

Không lập phiếu xuất kho trước phiếu nhập kho, tránh tình trạng đơn giá hoặc số lượng hàng tồn kho bị âm do chứng từ luân chuyển chậm.

Mỗi lần xuất kho cần lập phiếu riêng biệt, đồng thời theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…

Định kỳ tháng hoặc quý, kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, thể hiện rõ số lượng tồn của từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán.

Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư khi nhập kho nhằm hạn chế rủi ro mua phải hàng sai quy cách.

Khi xuất hàng gửi bán, ngoài việc lập phiếu xuất kho, cần ký kết hợp đồng rõ ràng để đảm bảo cơ sở pháp lý.

Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, đặc biệt tại thời điểm cuối năm tài chính và xử lý các trường hợp thừa, thiếu vật tư, hàng hóa được phát hiện trong quá trình kiểm kê.

Những yêu cầu đối với vị trí kế toán hàng tồn kho

Chuyên môn: Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, nắm vững nghiệp vụ xuất – nhập – tồn kho và nguyên tắc kế toán liên quan.
Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo Excel và các công cụ văn phòng phục vụ quản lý.
Phần mềm kế toán: Biết sử dụng các phần mềm kế toán để nhập liệu, tính toán và phân tích số liệu.
Tổ chức công việc: Quản lý hàng hóa chính xác, cập nhật dữ liệu đầy đủ, xử lý nhập – xuất kịp thời.
Làm việc nhóm: Phối hợp hiệu quả với bộ phận kho, bán hàng và các kế toán khác.
Hiểu biết pháp luật – thuế: Nắm rõ quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế.
Trung thực, tỉ mỉ: Làm việc cẩn thận, chính xác, đảm bảo số liệu tồn kho minh bạch và hạn chế thất thoát.

Thông qua bài viết, Việt Long VID mong rằng bạn đã có cái nhìn đầy đủ và hệ thống hơn về kế toán hàng tồn kho. Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, việc hiểu và áp dụng đúng kế toán hàng tồn kho không chỉ giúp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn hạn chế rủi ro về thuế và pháp lý. Nếu bạn đang quan tâm đến các vấn đề liên quan đến thành lập doanh nghiệp, kế toán thuế, quản lý tài chính, đừng quên theo dõi website của Việt Long VID để liên tục cập nhật những kiến thức hữu ích, chuẩn quy định và phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.