Quyết Toán Thuế Là Gì? Hướng Dẫn Đầy Đủ Từ A-Z

Bạn đang tìm hiểu “quyết toán thuế là gì” và quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng Việt Long VID khám phá đầy đủ các khái niệm, quy định và hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là hoạt động cơ quan thuế tiến hành rà soát và đối chiếu hồ sơ, chứng từ và sổ sách của doanh nghiệp trong một giai đoạn kinh doanh nhất định nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật thuế. Qua quá trình kiểm tra này, cơ quan thuế sẽ chỉ ra những điểm doanh nghiệp chưa thực hiện đúng quy định, đồng thời hướng dẫn cách khắc phục để hạn chế rủi ro, tránh thất thoát nguồn thu và đảm bảo nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước được thực hiện đầy đủ.

Phân loại quyết toán thuế theo quy định

Để hiểu rõ chi tiết hơn về quyết toán thuế, chúng ta cần nắm được các nhóm quyết toán mà pháp luật hiện hành quy định. Hiện nay, quyết toán thuế được chia thành ba loại chính sau:

Quyết toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN)

Cá nhân có thu nhập chịu thuế từ một hoặc nhiều nguồn khác nhau bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế TNCN. Việc này có thể do chính cá nhân thực hiện hoặc do doanh nghiệp, tổ chức nơi cá nhân làm việc hỗ trợ thực hiện.

Người nộp thuế cần nộp hồ sơ quyết toán và thanh toán số thuế còn thiếu (nếu có) trong thời hạn 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính, tức chậm nhất ngày 30/3 hằng năm.

Quyết Toán Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN)

Quyết toán thuế TNDN là việc doanh nghiệp tổng hợp và kê khai toàn bộ số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp với cơ quan thuế.

Các nội dung bao gồm:

• Kê khai quyết toán thuế năm.
• Kê khai quyết toán khi doanh nghiệp giải thể, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế còn phải truy thu hoặc điều chỉnh.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hằng năm là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đối với doanh nghiệp giải thể, sáp nhập hoặc chuyển đổi sở hữu, thời hạn nộp hồ sơ là 45 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Quyết Toán Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT)

Các doanh nghiệp (trừ hộ kinh doanh nhỏ lẻ) đều phải thực hiện quyết toán thuế GTGT theo năm và nộp báo cáo cho cơ quan thuế quản lý.

Thời điểm nộp hồ sơ quyết toán được quy định không quá 60 ngày sau ngày 31/12 của năm tài chính.

Hướng Dẫn Quyết Toán Thuế TNCN 2025 (Thực hiện đầu năm 2026)

Căn cứ theo Phụ lục ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các mẫu biểu tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, người nộp thuế cần lưu ý các nội dung quan trọng dưới đây.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN 2025

Theo điểm a và b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019:

Đối với tổ chức trả thu nhập

• Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch. 
• Hạn nộp cho năm 2025: ngày 31/3/2026.

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế

• Hạn nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch.
  Hạn nộp: ngày 30/4/2026 (nếu trùng ngày nghỉ lễ, được dời đến ngày làm việc tiếp theo – năm 2026 là 04/5/2026).
• Cá nhân có số thuế nộp thừa và có đề nghị hoàn thuế, dù nộp chậm hồ sơ quyết toán thì không bị phạt về chậm nộp tờ khai.

Cách tính thuế TNCN khi quyết toán năm 2025

Thuế TNCN phải nộp cho cả năm được tính theo công thức:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế bình quân tháng × Thuế suất theo biểu lũy tiến × 12

Trong đó: Thu nhập tính thuế bình quân tháng = (Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng giảm trừ) / 12

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025

Hồ sơ dành cho cá nhân trực tiếp nộp quyết toán

• Tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN (Phụ lục II – Thông tư 80/2021/TT-BTC).
  
• Phụ lục giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN.
• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế, tạm nộp, hoặc chứng từ nộp thuế ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động, cơ quan thuế sẽ tra cứu dữ liệu thay cho chứng từ khấu trừ.
• Bản thể hiện chứng từ khấu trừ thuế điện tử (nếu doanh nghiệp dùng chứng từ điện tử).
• Bản sao hóa đơn/chứng từ đóng góp quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài (nếu phát sinh).

Hồ sơ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập

• Tờ khai 05/QTT-TNCN
• Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (thuế lũy tiến từng phần)
• Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN (thuế suất toàn phần)
• Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN (người phụ thuộc)

Ủy quyền quyết toán thuế

Người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp bằng mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (Phụ lục II – Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Đối với tổ chức trả thu nhập: Nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán Tùy thuộc vào từng trường hợp:

– Cá nhân có thu nhập tại một nơi và tự khai thuế trong năm: Nộp tại cơ quan thuế nơi đã khai thuế trong năm.

– Cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên

• Nếu xác định được nơi có thu nhập lớn nhất → nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi đó.
• Nếu không xác định được → được lựa chọn:
  • cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả cuối cùng, hoặc
  • cơ quan thuế nơi cư trú.

– Cá nhân đã được tính giảm trừ gia cảnh tại doanh nghiệp: Nộp tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp đã tính giảm trừ.

– Cá nhân thay đổi nơi làm việc:

• Nơi cuối cùng có tính giảm trừ → nộp tại cơ quan thuế nơi đó.
• Nơi cuối không tính giảm trừ → nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

– Cá nhân chưa tính giảm trừ ở bất kỳ nơi nào: Nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.

– Cá nhân ký HĐLĐ < 3 tháng hoặc không ký HĐLĐ, bị khấu trừ 10%: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.

– Cá nhân không còn làm việc tại đơn vị cũ khi quyết toán: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.

– Cá nhân có hồ sơ xin giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi đã xử lý hồ sơ giảm thuế.

Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN online

Cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu tự quyết toán thuế TNCN 2025 online có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công của Tổng cục Thuế tại địa chỉ dichvucong.gdt.gov.vn hoặc hệ thống Thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn để được xử lý nhanh chóng và thuận tiện.

Hướng dẫn thực hiện quyết toán thuế TNDN

Bước 1: Rà soát và kiểm tra số liệu trước khi lập Báo cáo tài chính

Doanh nghiệp cần đối chiếu toàn bộ chứng từ, sổ sách và số liệu kế toán để đảm bảo tính chính xác trước khi lập Báo cáo tài chính. Việc kiểm tra kỹ giúp hạn chế sai sót và rủi ro trong quá trình quyết toán thuế.

Bước 2: Lập Báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán

Báo cáo tài chính phải được lập theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Một số lưu ý quan trọng:

Thời hạn nộp Báo cáo tài chính

Căn cứ khoản 3 Điều 29 Luật Kế toán 2015:

• Doanh nghiệp ngoài Nhà nước: Nộp Báo cáo tài chính năm trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
• Doanh nghiệp Nhà nước: Thời hạn nộp báo cáo tài chính theo quý và năm được thực hiện theo quy định riêng.

Chế độ kế toán áp dụng theo quy mô doanh nghiệp

• Doanh nghiệp siêu nhỏ: Áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm siêu nhỏ): Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp lớn: Thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Bước 3: Kiểm tra lại số liệu và đánh giá rủi ro thuế

Sau khi hoàn tất Báo cáo tài chính, kế toán cần:

• Kiểm tra lại toàn bộ số liệu.
• Xác định và loại bỏ những khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.
• Đánh giá rủi ro thuế để kịp thời điều chỉnh trước khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Bước 4: Kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN

Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất. Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp tiến hành lập tờ khai quyết toán thuế TNDN và nộp hồ sơ cho cơ quan thuế đúng thời hạn theo quy định.

Lời khuyên trong quá trình kê khai và quyết toán thuế

Để hiểu rõ quyết toán thuế là gì và thực hiện một cách chính xác, kế toán và doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Chuẩn bị đầy đủ sổ sách và chứng từ kế toán: Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần in ấn và lưu trữ đầy đủ chứng từ, sổ sách kế toán. Đây là cơ sở quan trọng để đối chiếu khi thực hiện quyết toán thuế, đảm bảo số liệu thống nhất và tránh rủi ro sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Rà soát toàn bộ chứng từ trước khi quyết toán thuế: Việc kiểm tra chứng từ giúp kế toán nắm rõ tính hợp lệ của hồ sơ, phát hiện kịp thời các thiếu sót và đảm bảo thông tin đầy đủ khi lập tờ khai quyết toán thuế.
• Sử dụng phần mềm kế toán có tính năng lập tờ khai thuế tự động: Khi lập báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế, lượng công việc của kế toán thường tăng cao. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán để tối ưu hóa quy trình.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra chứng từ cẩn thận và áp dụng phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quyết toán thuế là gì, thực hiện nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu rủi ro.

Hiểu rõ quyết toán thuế là gì là bước nền tảng giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Việc chuẩn bị đầy đủ sổ sách, chứng từ, kiểm tra số liệu kỹ lưỡng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình quyết toán thuế.

Hãy để Việt Long VID đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong toàn bộ quy trình quyết toán thuế. Với chuyên môn sâu và quy trình làm việc chuẩn hóa, Việt Long VID sẽ hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, nộp đúng thời hạn và xử lý chính xác mọi thủ tục theo quy định pháp luật. Liên hệ ngay để được tư vấn và sử dụng dịch vụ quyết toán thuế nhanh chóng – chuyên nghiệp – an toàn cho doanh nghiệp của bạn.

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com