Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là một hình thức đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành, nhằm tạo điều kiện cho các công ty quốc tế tìm hiểu thị trường, thiết lập mối quan hệ hợp tác và triển khai các hoạt động xúc tiến thương mại.

Thông qua việc mở văn phòng đại diện, các doanh nghiệp nước ngoài có cơ hội tiếp cận thông tin thị trường Việt Nam một cách nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó dễ dàng nhận diện tiềm năng phát triển, tìm kiếm đối tác chiến lược và chuẩn bị cho các bước đầu tư sâu rộng trong tương lai. Hãy cùng Việt Long VID tìm hiểu chi tiết điều kiện và thủ tục trong bài viết dưới đây.

> Có thể bạn quan tâm: Doanh Nghiệp FDI Là Gì? Điều Kiện Và Quy Trình Thành Lập Công Ty FDI

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bao gồm những gì?

Để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý bắt buộc theo quy định hiện hành. Cụ thể:

Công ty nước ngoài phải được thành lập và đăng ký hợp pháp tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc được pháp luật nước đó công nhận.
Doanh nghiệp phải có thời gian hoạt động tối thiểu 01 năm tính từ ngày được cấp phép đăng ký/thành lập.
Thời hạn hoạt động của công ty mẹ phải còn ít nhất 01 năm trước thời điểm nộp hồ sơ, nếu trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ tương đương) có ghi rõ thời hạn hoạt động.
Lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam phải phù hợp với các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký kết.

Lưu ý: Một công ty nước ngoài không được phép mở quá 01 văn phòng đại diện có cùng tên trong phạm vi một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương (Căn cứ: Khoản 2 Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Hồ sơ chuẩn bị thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, khi thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo Mẫu MĐ-1 được ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của doanh nghiệp nước ngoài (bản này phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định).
Văn bản bổ nhiệm hoặc quyết định cử người đứng đầu văn phòng đại diện do doanh nghiệp nước ngoài ban hành (bản dịch tiếng Việt có chứng thực hợp lệ).
Tài liệu chứng minh hoạt động thực tế của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất, có thể là một trong các loại giấy tờ sau:
- Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán;
- Văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế hoặc tài chính của doanh nghiệp tại nước sở tại;
- Hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương.
Giấy tờ cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện:
- Trường hợp Trưởng văn phòng là người Việt Nam: nộp bản sao công chứng Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
- Trường hợp Trưởng văn phòng là người nước ngoài: nộp Hộ chiếu được dịch sang tiếng Việt và chứng thực hợp lệ theo pháp luật Việt Nam.
Tài liệu chứng minh địa điểm đặt trụ sở dự kiến của văn phòng đại diện, gồm:
- Biên bản ghi nhớ (MOU), hợp đồng thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở (bản sao có chứng thực);
- Các giấy tờ liên quan đến địa điểm dự kiến đặt văn phòng (bản sao).
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền theo quy định.

Thủ tục và quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện đối với công ty nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo hướng dẫn tại mục 2 ở trên.
Tất cả tài liệu trong hồ sơ phải được công ty mẹ ký tên và đóng dấu xác nhận trước khi nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp phép

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ:
Căn cứ Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, tùy vị trí dự kiến đặt văn phòng đại diện, hồ sơ sẽ được gửi đến một trong các cơ quan sau:
- Nếu văn phòng đại diện đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao, hồ sơ sẽ được nộp tại Ban Quản lý khu vực tương ứng.
- Nếu địa chỉ đặt văn phòng đại diện không thuộc các khu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Công Thương cấp tỉnh hoặc thành phố nơi văn phòng đặt trụ sở.
Hình thức nộp hồ sơ: có thể nộp trực tiếp, nộp trực tuyến, hoặc gửi qua đường bưu điện.

Bước 3: Thời gian giải quyết hồ sơ

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra văn bản yêu cầu bổ sung. Việc bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần duy nhất trong suốt quá trình xử lý.
Khi hồ sơ đã hoàn chỉnh và hợp lệ, trong vòng 07 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Nếu từ chối, phải nêu rõ lý do bằng văn bản.

Bước 4: Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu

Sau khi được cấp phép, văn phòng đại diện tiến hành khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu tại Phòng Quản lý hành chính về trật tự an toàn xã hội thuộc Công an tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở.

Hồ sơ khắc dấu gồm có:
- Bản sao chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Bản sao chứng thực CCCD hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có)

Thời gian hoàn tất thủ tục này là 05 ngày làm việc.

Bước 5: Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập, văn phòng đại diện cần đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Hồ sơ đăng ký mã số thuế gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế
- Bản sao chứng thực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục (nếu có)

Cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế trong thời hạn 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Công ty TNHH Việt Long VID là đơn vị có uy tín lâu năm, quy tụ đội ngũ chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp và tận tâm. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình thành lập công ty, văn phòng đại diện công ty nước ngoài, từ giai đoạn tư vấn ban đầu cho đến khi hoàn tất thủ tục sau thành lập. Với sự hỗ trợ từ Việt Long VID, doanh nghiệp sẽ tránh được những rủi ro và vướng mắc pháp lý không đáng có trong quá trình thực hiện.

Nếu bạn đang gặp khó khăn, chưa rõ quy định hoặc không có thời gian để tự xử lý hồ sơ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua các thông tin sau, chúng tôi cam kết tư vấn miễn phí và hỗ trợ chu đáo, nhanh chóng, đúng quy định.