Hướng Dẫn Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Hộ Kinh Doanh 2025

Trong quá trình hoạt động, không ít hộ kinh doanh cá thể vì nhiều lý do khác nhau đã quyết định ngừng kinh doanh hoặc chấm dứt hoạt động. Khi đó, việc thực hiện thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh là bước không thể bỏ qua để tránh các rắc rối pháp lý và nghĩa vụ thuế phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện theo quy định mới nhất năm 2025, giúp bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ một cách chính xác, nhanh chóng.

Căn cứ pháp lý:

Thông tư 95/2016/TT-BTC
Thông tư 105/2020/TT-BTC

Đóng mã số thuế hộ kinh doanh là gì?

Hộ kinh doanh là mô hình do một cá nhân, một nhóm người hoặc một hộ gia đình làm chủ, chỉ đăng ký hoạt động tại một địa điểm kinh doanh duy nhất. Những người này phải là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và sử dụng toàn bộ tài sản cá nhân để chịu trách nhiệm cho hoạt động kinh doanh. Khi bắt đầu hoạt động, hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký mã số thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành.

Mã số thuế là một chuỗi ký tự gồm số hoặc chữ cái, được cơ quan thuế cấp nhằm định danh từng người nộp thuế. Đây là mã số duy nhất được sử dụng trên toàn quốc, giúp cơ quan quản lý thuế theo dõi nghĩa vụ thuế của người nộp, bao gồm cả các trường hợp có hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu. Do đó, việc nắm rõ thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh là bước cần thiết khi chấm dứt hoạt động kinh doanh để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Các trường hợp đóng mã số thuế hộ kinh doanh

Việc tiến hành thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh thường xảy ra trong một số tình huống cụ thể như sau:

Chủ hộ kinh doanh tự nguyện ngừng hoạt động: Trong thực tế, không ít hộ kinh doanh quyết định chấm dứt hoạt động do gặp khó khăn kéo dài, kinh doanh không hiệu quả hoặc đơn giản là chủ hộ không còn mong muốn tiếp tục duy trì việc buôn bán.
Chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp: Khi hoạt động kinh doanh phát triển vượt quy mô của hộ cá thể, nhiều chủ hộ lựa chọn giải thể hộ kinh doanh để thành lập doanh nghiệp, nhằm tận dụng lợi thế pháp lý và mở rộng ngành nghề.
Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Trong trường hợp hộ kinh doanh vi phạm quy định pháp luật và bị cơ quan chức năng thu hồi giấy phép, họ buộc phải làm thủ tục đóng mã số thuế theo quy trình hiện hành.
Chuyển địa điểm sang địa phương khác: Nếu hộ kinh doanh chuyển địa chỉ sang một quận hoặc tỉnh thành khác, họ sẽ cần tiến hành giải thể tại địa chỉ cũ và đăng ký lại hoạt động kinh doanh tại nơi mới.

Điều kiện cần đáp ứng khi đóng mã số thuế hộ kinh doanh

Thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh yêu cầu cá nhân hoặc đại diện hộ kinh doanh lập đơn gửi đến cơ quan thuế nơi đã đăng ký kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế trước đó. Mục tiêu của việc này là xin chấm dứt mã số thuế theo đúng các quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, để được chấp thuận đóng mã số thuế, hộ kinh doanh cần phải đáp ứng một số điều kiện bắt buộc như:

Đã hoàn thành việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.
Hoàn tất các nghĩa vụ thuế quy định tại Điều 40, 41 và 43 của Thông tư 156/2013/TT-BTC.

Bên cạnh đó, còn một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý:

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài trước khi xuất cảnh phải hoàn thành mọi nghĩa vụ thuế tại Việt Nam. Nếu chưa, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ căn cứ vào thông báo hoặc dữ liệu điện tử từ cơ quan thuế để ngăn chặn việc xuất cảnh.
Nếu hộ gia đình hoặc cá nhân dừng kinh doanh nhưng vẫn còn nợ thuế thì chủ hộ hoặc cá nhân đó phải chịu trách nhiệm hoàn tất phần thuế còn thiếu.
Trường hợp người nộp thuế qua đời, nếu di sản chưa được phân chia thì người quản lý tài sản phải nộp thuế. Nếu đã chia, từng người thừa kế phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế tương ứng. Nếu tài sản được để lại cho tổ chức hoặc cơ quan nhà nước theo di chúc thì đơn vị thụ hưởng phải hoàn thành nghĩa vụ này.
Trong trường hợp không có người thừa kế hoặc người thừa kế từ chối nhận di sản, nghĩa vụ thuế sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật dân sự.
Nếu người nộp thuế bị tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì người được tòa án chỉ định quản lý tài sản của họ sẽ có trách nhiệm nộp thuế trong phạm vi phần tài sản được giao quản lý.

Thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để tiến hành thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại khoản 3, Điều 17 của Thông tư 95/2016/TT-BTC. Cụ thể, hồ sơ bao gồm:

Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, theo mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư.
Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế; trong trường hợp bị mất, cần nộp văn bản giải trình rõ lý do.
Bản sao (không cần công chứng) của Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có), áp dụng cho hộ gia đình, nhóm cá nhân hoặc cá nhân kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ và đợi phản hồi

Sau khi hộ kinh doanh gửi thông báo giải thể hoặc chấm dứt hoạt động đến cơ quan có thẩm quyền, trong vòng 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phát hành thông báo xác nhận việc ngừng hoạt động và khởi động quy trình chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Tiếp theo, người nộp thuế cần nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ liên quan và thực hiện quyết toán toàn bộ nghĩa vụ thuế tại chi cục thuế nơi đăng ký hoạt động.
Khi đã tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và tài liệu từ phía hộ kinh doanh, cơ quan thuế sẽ thực hiện việc kiểm tra, rà soát và quyết toán thuế trong vòng 10 ngày làm việc, tuân thủ theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành và các văn bản hướng dẫn liên quan.

> Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Cá Nhân, Doanh Nghiệp 2025

Ý nghĩa của việc đóng mã số thuế hộ kinh doanh

Khi một hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động, việc tiến hành thủ tục đóng mã số thuế là bước không thể thiếu nhằm xác nhận việc ngừng hoạt động hợp pháp với cơ quan thuế. Mã số thuế là cơ sở pháp lý chứng minh sự tồn tại của hộ kinh doanh trong hệ thống quản lý nhà nước, đảm bảo các quyền lợi về pháp lý, cạnh tranh, và minh bạch tài chính. Nếu hộ kinh doanh không còn hoạt động nhưng vẫn giữ mã số thuế, điều này có thể gây ra những bất cập nghiêm trọng trong công tác quản lý.

Cụ thể, việc không đóng mã số thuế kịp thời có thể khiến cơ quan chức năng gặp khó khăn trong việc phân loại, theo dõi và xử lý dữ liệu doanh nghiệp. Tình trạng này không chỉ làm rối loạn hệ thống quản lý mà còn có thể tạo kẽ hở cho các hành vi gian lận, mạo danh doanh nghiệp nhằm lừa đảo người tiêu dùng. Bởi vậy, việc khóa mã số thuế giúp ngăn chặn rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và góp phần đảm bảo trật tự trong hoạt động kinh tế.

Do đó, ngay khi hộ kinh doanh dừng hoạt động, chủ hộ cần chủ động thực hiện thủ tục đóng mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương. Đây là bước cần thiết để tránh các vấn đề phát sinh và đồng thời giúp hệ thống quản lý thuế vận hành hiệu quả, chính xác hơn.

> Có thể bạn quan tâm: 6 Cách Tra Cứu Mã Số Thuế Doanh Nghiệp, Công Ty Đơn Giản Và Nhanh Chóng

Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ chi tiết về thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh theo quy định mới nhất năm 2025. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện quy trình một cách thuận lợi và đúng luật. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc có thắc mắc cần giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ với Việt Long VID qua các thông tin sau để được tư vấn tận tình và nhanh chóng.